1. Tinh thần làm việc:
Điều hành viên, cố vấn và thành viên làm việc thiện nguyện, không thù lao. Vì làm việc thiện nguyện, mỗi điều hành viên và thành viên có quyền tự chọn cường độ làm việc của mình. Ngược lại, khi đã nhận việc và chọn cường độ thì phải làm cho nghiêm túc, theo nội quy của Quỹ và dự án, nhất là khi có đồng đội cần mình hoàn thành công việc.2 Liên lạc
2.1 Quy tắc
2.1.1 Liên lạc nội bộNếu có câu hỏi hay vấn đề cần trả lời, người hỏi nên thể hiện rõ là hỏi ai và khi nào cần trả lời.
Nếu không có thời hạn thì cần trả lời trong vòng 1 tuần. Không hồi âm đề nghị có nghĩa là được chấp nhận.
Nếu không nói rõ đối tượng thì những đối tượng sau cần hồi âm:
|
Trường hợp |
Đối tượng cần hồi âm |
|
Các vấn đề liên quan tới nhiệm vụ của ban điều hành |
Ban điều hành |
|
Các vấn đề liên quan tới mục tiêu chiến lược và đối ngoại |
Ban điều hành và Ban cố vấn |
|
Các vấn đề liên quan tới ban điều hành |
Thành viên hoạt động |
Mỗi thảo luận quan trọng hay phức tạp cần người tóm tắt.
2.1.2 Liên lạc đối ngoại
Ban điều hành có trách nhiệm bảo đảm hồi âm liên lạc đối ngoại chung trong vòng 1 tuần.
Người quản lý dự án bảo đảm hồi âm liên lạc đối ngoại dự án trong vòng 1 tuần.
Nếu không trả lời ngay, phải giữ danh sách những liên lạc cần trả lời trong tài liệu chung của quỹ hay dự án.
2.2 Phương tiện
Phương tiện liên lạc chính là email qua Google Groups. Google Groups có 2 chức năng:
Mailing lists gửi emails trực tiếp tới người nhận.
Forum để lư trữ và phân loại emails.
2.2.1 Google Groups chính
Quỹ có 3 Google Groups chính:
|
Google group |
Vai trò |
|
seasrf-mod-ad |
Ban điều hành và Ban cố vấn |
|
seas-research-foundation |
Tất cả Thành viên |
|
seasf |
Tất cả Thành viên và Cộng tác viên |
2.2.2. Google Groups dự án
Mỗi dự án hay mỗi nhóm các dự án liên hệ có một Google Group.
Các groups sẽ được lập ra để quản lý các dự án phát sinh theo từng thời điểm
3. Giao, nhận và thi hành công việc
3.1 Giao việc
Khi nhờ hay giao việc, cần nêu rõ tiêu chuẩn hoàn thành, nhờ hay giao việc cho ai, và thời hạn hoàn thành.
3.2 Nhận việc
Khi nhận việc, cần thoả thuận tiêu chuẩn và thời hạn hoàn thành.
3.3 Thi hành công việc
Khi thi hành công việc, phải làm nghiếm túc theo nội quy Quỹ, dự án.
4. Quản lý Quỹ
4.1 Tuyển chọn mục tiêu chiến lược
Khi cần thiết hay mỗi năm một lần:
Ban điều hành kêu gọi ý kiến từ thành viên.
Ban điều hành bàn thảo và tuyển chọn mục tiêu chiến lược.
4.2 Tuyển chọn dự án
Ban điều hành bàn thảo và tuyển chọn dự án.
4.3 Tuyển chọn nhân sự
Ban điều hành: Ban điều hành và ban cố vấn bàn thảo và tuyển chọn.
Thành viên: Ban điều hành bàn thảo và mời.
Cộng tác viên: Mỗi cá nhân trong ban điều hành có thể mời.
Tổ dự án: Ban điều hành hay người quản lý dự án mời.
4.4 Tuyển chọn người quản lý dự án
Ban điều hành bàn thảo và mời.
4.5 Đánh giá dự án
Ban điều hành đánh giá dự án ở các cột mốc và sau khi hoàn thành.
Mỗi tháng ban điều hành đáng giá tất cả dự án và mức ưu tiên tương đối.
4.6 Quản lý tài chính
Chi tiền cần ý kiến của tập thể ban điều hành.
Đăng số tiền thu nhập và chi ra trên website của Quỹ.
Báo cáo trên các forum nơi quyên tiền.
4.7 Quản lý tài liệu của Quỹ
Ban điều hành phải giữ tài liệu Quỹ được cập nhật.
Lưu trữ tài liệu trong mục files của Google Group hay Googledocs của Ban điều hành.
Mỗi thành viên trong Ban điều hành giữ một bản backup.
4.8 Quản lý các phương tiện IT của Quỹ
Ban điều hành phải duy trì website và các Google Group chính.
5. Quản lý và thi hành dự án
Ban điều hành tuyển chọn dự án và người quản lý dự án.
Người quản lý dự án hay Ban điều hành hay cả hai tuyển chọn tổ dự án.
Người quản lý dự án và Ban điều hành quyết định phạm trù, thời hạn và chi phí cho dự án.
Người quản lý dự án phác thảo bản kế hoạch dung các đề cương trong MauKeHoach.doc.
Ban điều hành phê duyệt bản kế hoạch.
Người quản lý dự án mở và bảo trì Google Group cho dự án. Có thể dùng một Google Group có sẵn nếu Google Group đó thích hợp.
Người quản lý dự án phải giữ bản kế hoạch được cập nhật và quản lý dự án theo nó.
